Cuenta de cobro: qué es, qué debe llevar y un modelo listo

La cuenta de cobro es el documento con el que una persona natural que no está obligada a facturar le cobra a su cliente; no es factura ni documento equivalente (Oficio 904661 de 2020, DIAN), y solo la puedes usar si cumples todas las condiciones para no ser responsable de IVA, entre ellas ingresos de la actividad por debajo de 3.500 UVT ($183.309.000 con la UVT de 2026).

Límite de 3.500 UVT en 2026 para seguir con cuenta de cobro

$183.309.000

Base mensual desde la que hay retención por tabla ($4.975.530)

95 UVT

Condiciones que debes cumplir para no ser responsable de IVA

6

¿Qué es una cuenta de cobro y para qué sirve?

Es un documento sencillo en el que dices quién cobra, a quién, por qué concepto y cuánto. La usan sobre todo independientes con contrato de prestación de servicios, freelancers y personas que hacen trabajos ocasionales.

Para quien te paga, tu cuenta de cobro es el punto de partida de su propio soporte. Si tu cliente declara renta o es responsable de IVA y quiere deducir lo que te paga, él debe generar un documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, y si es facturador electrónico, transmitirlo a la DIAN (Resolución 000167 de 2021, DIAN). Ese documento lo hace el comprador, no tú.

¿Quién puede usar cuenta de cobro y quién debe facturar?

La regla está en la Resolución 000165 de 2023 de la DIAN. Los profesionales liberales y los prestadores de servicios están obligados a facturar, salvo que sean no responsables de IVA.

Para ser no responsable de IVA, debes cumplir todas estas condiciones del parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario (Concepto 000968 de 2020, DIAN):

1. Ingresos brutos de la actividad por debajo de 3.500 UVT, tanto en el año anterior como en el año en curso.
2. No tener más de un establecimiento, oficina, sede, local o negocio.
3. No desarrollar actividades bajo franquicia, concesión, regalía u otra forma de explotación de intangibles.
4. No ser usuario aduanero.
5. No haber firmado, en el año anterior ni en el año en curso, contratos de venta de bienes o de servicios gravados por 3.500 UVT o más cada uno.
6. Que tus consignaciones, depósitos o inversiones del año anterior o del año en curso, por actividades gravadas con IVA, no superen 3.500 UVT.

Con la UVT de 2026, de $52.374 (Resolución 000238 de 2025, DIAN), el límite de 3.500 UVT es de $183.309.000. Ojo con el punto 5: un solo contrato de ese valor te saca de la cuenta de cobro aunque no hayas recibido el pago completo, y antes de firmarlo debes inscribirte como responsable de IVA.

Si estás obligado a facturar y cobras con cuenta de cobro, el riesgo es alto: la DIAN recuerda que quien debe facturar y entrega una "cuenta de cobro" en su lugar puede tener sanción de clausura del establecimiento (artículo 1.6.1.4.11 del Decreto 1625 de 2016, citado en el Oficio 904661 de 2020). Si ya cruzaste el límite, mira cómo pasarte a facturación electrónica.

¿Qué debe llevar una cuenta de cobro?

La DIAN no tiene un formato oficial de cuenta de cobro. Lo práctico es que lleve los datos que tu cliente necesita para hacer su documento soporte, que según el artículo 4 de la Resolución 000167 de 2021 incluye: nombre y NIT de quien vende, nombre y NIT de quien compra, fecha, descripción específica del servicio y valor total.

Con eso, una buena cuenta de cobro tiene:

• Ciudad y fecha.
• Número consecutivo (el tuyo, para llevar orden).
• Nombre o razón social y NIT de quien te paga.
• Tu nombre completo y tu cédula o NIT, tal como aparece en tu RUT.
• Concepto: qué hiciste, en qué periodo y, si aplica, el número de contrato.
• Valor en números y en letras.
• Una declaración de que no eres responsable de IVA.
• Si quieres o no que te resten costos para la retención en la fuente (más abajo te explicamos por qué importa).
• Cuenta bancaria donde te deben consignar.
• Tu firma.

Adjunta la planilla de seguridad social pagada del periodo. Para poder deducir lo que te paga, el contratante debe verificar tu afiliación y el pago de tus aportes (parágrafo 2 del artículo 108 del Estatuto Tributario). Cómo se calcula está en seguridad social para independientes.

Modelo de cuenta de cobro

Copia este modelo y cambia lo que está entre corchetes (o llénalo en nuestro generador, más abajo):

CUENTA DE COBRO N.º [001]

[Ciudad], [día] de [mes] de 2026

[NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL CLIENTE]
NIT [número]

DEBE A:

[Tu nombre completo]
C. C. / NIT [número]

LA SUMA DE: [valor en letras] pesos ($[valor en números]).

CONCEPTO: [descripción del servicio], correspondiente al periodo
del [fecha] al [fecha], según contrato n.º [número, si aplica].

Declaro que no soy responsable del impuesto sobre las ventas (IVA),
porque cumplo las condiciones del parágrafo 3 del artículo 437
del Estatuto Tributario.

Para efectos de retención en la fuente: [no solicito / solicito]
que se me resten costos y deducciones.

Adjunto: planilla de pago de seguridad social del periodo [mes].

Favor consignar en la cuenta de [ahorros/corriente] n.º [número]
del banco [nombre], a nombre de [tu nombre].

Atentamente,

[Firma]
[Tu nombre]
C. C. [número]
Teléfono: [número] · Correo: [correo]

¿Qué retención en la fuente le aplican a una cuenta de cobro?

Depende de una decisión tuya: si pides o no que te resten costos y deducciones. La DIAN lo explica así en su Oficio 6997 de 2025:

Las tarifas de honorarios vienen del artículo 1.2.4.3.1 del Decreto 1625 de 2016 (Decreto 260 de 2001, DIAN) y las de no declarantes, del artículo 392 del Estatuto Tributario.

Ejemplo con la tabla del 383. Tienes un contrato de $4.000.000 al mes. El 40 % es $1.600.000, menos que un salario mínimo, así que cotizas sobre $1.750.905: $218.863 de salud (12,5 %) y $280.145 de pensión (16 %). La base para la retención es $4.000.000 − $499.008 = $3.500.992, unas 66,8 UVT. Como la tabla del 383 no retiene nada por debajo de 95 UVT ($4.975.530), tu retención es $0.

Ejemplo con tarifa de honorarios. Si en esa misma cuenta pides que te resten costos y te aplican el 10 % de honorarios, te retienen $400.000 y te consignan $3.600.000. Esa retención no se pierde: es un anticipo de tu impuesto de renta y la restas en tu declaración de renta.

En este ejemplo, la tabla del 383 te deja más dinero cada mes; con costos altos y bien soportados, la cuenta puede ser distinta. La tabla completa está en retención en la fuente.

¿Cuenta de cobro o contrato de trabajo?

Si pasas cuenta de cobro cada mes pero cumples horario, recibes órdenes y trabajas como un empleado de planta, puede que tu relación sea un contrato de trabajo. Te explicamos las señales en contrato de prestación de servicios. Y si trabajas desde casa para un cliente, revisa también trabajar desde casa para reconocer ofertas falsas.

Qué hacer ahora

1. Revisa si cumples las seis condiciones para no ser responsable de IVA. Si no las cumples, debes facturar.
2. Ten tu RUT actualizado con tu actividad económica y descárgalo en PDF: tu cliente necesita tu NIT para su documento soporte.
3. Arma tu plantilla con el modelo de arriba y numera tus cuentas.
4. Paga tu planilla de seguridad social antes de pasar la cuenta y adjúntala.
5. Decide si pides costos para la retención y escríbelo en la cuenta.
6. Lleva un registro de lo que cobras en el año, para saber si te acercas a los 3.500 UVT.

Esta es información general, no asesoría tributaria personalizada.

Información general y educativa, no asesoría personalizada (Decreto 661 de 2018). ¿Viste un error? Cuéntanos y lo corregimos con una nota. Así corregimos.