Facturación electrónica DIAN: quién debe facturar y cómo hacerlo gratis

Como persona natural, debes facturar electrónicamente si eres responsable de IVA, si estás en el régimen SIMPLE o si eres comerciante o profesional y no cumples todas las condiciones para ser no responsable de IVA, entre ellas tener ingresos de la actividad por debajo de 3.500 UVT, $183.309.000 en 2026 (Resolución 000165 de 2023, DIAN). Y puedes hacerlo gratis con la herramienta Facturación Gratuita DIAN.

3.500 UVT: el límite de ingresos en 2026

$183.309.000

Lo que cuesta la herramienta de facturación de la DIAN

$0

Vigencia del certificado de firma digital gratuito

2 años

¿Quién está obligado a facturar electrónicamente?

La Resolución 000165 de 2023 tiene dos listas: quiénes deben facturar (artículo 7) y quiénes no (artículo 8). Para personas naturales, lo esencial es esto:

Las condiciones para ser no responsable de IVA están en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, y debes cumplirlas todas (Concepto 000968 de 2020, DIAN):

1. Ingresos brutos de la actividad por debajo de 3.500 UVT en el año anterior y en el año en curso.
2. Un solo establecimiento, oficina, sede, local o negocio.
3. Ninguna actividad bajo franquicia, concesión, regalía u otra explotación de intangibles.
4. No ser usuario aduanero.
5. Ningún contrato de venta de bienes o servicios gravados por 3.500 UVT o más, en el año anterior o en el actual.
6. Consignaciones, depósitos o inversiones por actividades gravadas que no superen 3.500 UVT en el año anterior o en el actual.

Con la UVT de 2026, $52.374 (Resolución 000238 de 2025, DIAN), las 3.500 UVT son $183.309.000.

Ejemplo con números

Supón que eres diseñadora y trabajas por tu cuenta. En 2025 cobraste a tus clientes $120.000.000 y en lo que va de 2026 llevas $95.000.000, todo con cuentas de cobro. Hasta ahí cumples la condición 1: ambos años están por debajo de 3.500 UVT.

En octubre de 2026 vas a firmar un solo contrato de diseño por $190.000.000. Ese contrato supera las 3.500 UVT, así que dejas de cumplir la condición 5: ya no eres no responsable de IVA y pasas a estar obligada a facturar electrónicamente. Además, el parágrafo 3 del artículo 437 exige que te inscribas como responsable de IVA en tu RUT antes de firmar un contrato de ese valor (Concepto 000968 de 2020, DIAN). Desde qué factura exacta empiezas a cobrar IVA es un punto que conviene confirmar con la DIAN o con un contador.

¿Cómo facturar electrónicamente gratis con la DIAN?

La DIAN tiene tres caminos para facturar (¿Cómo puedes facturar electrónicamente?, DIAN):

La herramienta gratuita tiene estas características, según la DIAN:

• Sin límite de generación y recepción de documentos electrónicos: facturas, notas crédito y notas débito.
• Certificado de firma digital gratis: lo entrega la DIAN, con vigencia de dos años. Se pide dentro del software, en "Configuración" y luego "Certificados".
• Funciona desde cualquier dispositivo con internet y tiene soporte del Contact Center.

Paso a paso para habilitarte

¿Cuánto cuesta un proveedor tecnológico?

Depende del proveedor: la DIAN no fija sus precios y cada uno tiene sus planes. Lo que sí publica la DIAN es el listado de proveedores tecnológicos habilitados, en un archivo de Excel actualizado al 31 de agosto de 2026 (Proveedores tecnológicos, DIAN).

Antes de pagar por uno, compara con criterios concretos:

• Precio total al año, no solo el mensual, y si incluye IVA.
• Cuántos documentos incluye el plan y cuánto cobran por documento adicional.
• Qué documentos emite: factura, notas, documento soporte, nómina electrónica.
• Soporte técnico y qué pasa con tus facturas si cancelas.
• Que su NIT y razón social aparezcan en el listado de la DIAN.

Si la herramienta gratuita te sirve, no tienes que pagar nada para cumplir.

¿Factura electrónica o cuenta de cobro?

Son excluyentes. La cuenta de cobro es para quien no está obligado a facturar: la DIAN aclara que no es factura ni documento equivalente (Oficio 904661 de 2020). Si debes facturar y entregas una cuenta de cobro, te expones a la sanción de clausura del establecimiento.

Cuando cobras con cuenta de cobro, tu cliente es quien hace el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, y lo transmite a la DIAN si es facturador electrónico (Resolución 000167 de 2021). Tú no tienes que transmitir nada.

Un detalle importante: si no estás obligado pero decides facturar electrónicamente por tu cuenta, la DIAN te considera obligado a facturar para efectos tributarios y debes cumplir todos los requisitos (parágrafo 1 del artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023). No es un paso que se pueda probar y deshacer a la ligera.

La retención que te aplican no depende de si facturas o pasas cuenta de cobro, sino del tipo de ingreso: lo explicamos en retención en la fuente. Facturar tampoco cambia tus aportes: sigues pagando seguridad social como independiente sobre el 40 % de tus ingresos, y si trabajas con contratos, revisa también el contrato de prestación de servicios.

Qué hacer ahora

1. Revisa las seis condiciones con tus ingresos de 2025 y lo que llevas de 2026, y mira el valor de cada contrato.
2. Si cumples todas, puedes seguir con cuenta de cobro.
3. Si no cumples alguna, actualiza tu RUT y habilítate como facturador; empieza por la herramienta gratuita de la DIAN.
4. Si vas a contratar un proveedor, verifica su NIT en el listado de la DIAN y compara el costo total al año.
5. Lleva la cuenta de tus ingresos mes a mes para saber cuándo te acercas a $183.309.000.

Esta es información general, no asesoría tributaria personalizada.

Información general y educativa, no asesoría personalizada (Decreto 661 de 2018). ¿Viste un error? Cuéntanos y lo corregimos con una nota. Así corregimos.